相手を納得させる提案書を作る方法

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今業務でファイルサーバの統合の提案資料作成をしている。社会人となって、1年半経過するが、私は構築作業をメインの業務として従事していたので、
私にとっては、初めての提案活動である。

Here I am again
Creative Commons License photo credit: quinn.anya

「提案力」は上流工程のSE(プリセールス)にて必須の力であり、
且つ、その力を持っているエンジニアは市場において高く評価されている。
そのため、私はこの機会にぜひとも提案スキルを身につけたいと思い。
以下の本、及び、会社の偉人の話を聞いて、いろいろと大切な情報を得たので、以下にまとめる。

ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution) ロジカル・シンキング―論理的な思考と構成のスキル (Best solution)
照屋 華子 岡田 恵子

東洋経済新報社 2001-04
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提案資料の目的を考える

提案資料の「テーマ=問い」を考える。なんのための提案資料なのか、クライアントの売り上げ向上につながるシステムの提案なのか、業務効率を改善させることで、コストを下げるための、提案なのか、目的をはっきりとさせること。
そうすると、自ずと、何に焦点、力点を置いて、提案資料を作ればいいのかがわかる。

読み手にこの資料を読んでどういうアクションをして欲しいのかを考える

例えば、読み手に提案内容を理解してほしいのか、あるいは、その提案内容を受注してほしいのか、
それぞれ相手に何を期待しているのか明確にすることで提案書に一本の軸ができ、説得力の増す資料を作ることができる。

以上、二つを実践するために、今後は提案資料を作成する前に、
まず、紙に目的と相手にとってほしい行動を記載した後に作り始めるようにする

その他、細かいテクニック

以上は、提案資料を作成前に検討する必要な項目であるが、以下には、提案資料を実際作る際に必要となるテクニックを記載する。

●具体的、簡潔に書く

情報をつめすぎることはよくない。読み手にとって、受け取る情報の量には、限度がある。そのため、可能な限り簡潔に書く。そして、具体的な内容で書く。

●MECEでグルーピングする

文章はただ箇条書きで記載されては読みづらい。そのため、段落分けしたり、箇条書きで書く。その際に有効な考え方がMECEである。これを利用して、可能な限り情報をMECEに分類すること。

これを考えて、社内にある資料をみて思うが、頭を使って考えている資料と、そうじゃない資料は一目瞭然だった。
早いうちに学習できてよかった。後は実践。

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